Hur kan du göra ett första intryck på din mottagare så fort du skickar ut ett e-postmeddelande? Om vi tänker på att varannan person eller så bestämmer sig för att öppna ett e-postmeddelande beroende på vem det kommer från. Jag har en idé…
Tänk dig att du har gjort det perfekta CV:t, skrivit en vacker uppföljning till en kund eller gjort ett attraktivt erbjudande till en kund med en catchy ämnesrad … men mottagaren ser inte alla dessa coola saker. Först och främst ser de att du skriver från ett personligt konto, vilket kategoriskt sett inte är ett företagskonto.
Varenda människa (säg inte att du inte har gjort det) har ägt ett e-postkonto som heter något i stil med ”rocketman9786@yahoo.com” eller ”alicekitten95@gmail.com”. I affärslivet sänker ett sådant lättsinnigt steg ditt rykte och påverkar kundernas förtroende för ditt varumärke.
En professionell e-postadress ger ditt företag en professionell framtoning och ser till att allmänheten tar ditt företag på allvar. Med andra ord är din e-postadress ditt företags varumärke.
En e-postadress har större betydelse än du tror. Du har ingen makt att imponera på din mottagare med fantastiskt innehåll i ditt e-postmeddelande, eftersom de kanske inte öppnar det. Din e-postadress säger mycket om hur professionell du är och om någon kan lita på dig. Det är en nyckel till att ge trovärdighet och bygga förtroende hos kunder och partner.
Nå, jag vet att du är väldigt nyfiken för att äntligen få höra svaret på ”hur kan jag välja en professionell e-postadress?”.
8 enkla regler för att skapa en professionell e-postadress
Regel 1: Få respekt med en pålitlig domän
En professionell e-postadress som är förenlig med ditt varumärke och använder samma domännamn som din webbplats och butiksfasad skapar förtroende och varumärkeskännedom.
Låt oss bara jämföra: rogersvensson@outlook.com och rogersvensson@volvo.se. Det är troligt att ett säljmail från den sistnämnda killen är mycket mer tilltalande, eller hur?
Utan tvekan är vi alla vana vid att kommunicera via Gmail; det är en av få användarvänliga, enkla och snygga e-postklienter. Men även om orden ”Google” och ”Outlook” förknippas med framstående företag saknar de originalitet eftersom vem som helst kan skapa ett konto med hjälp av dessa resurser. Du behöver en unik domän som motsvarar ditt företags namn. En exceptionell titel efter @-tecknet är kännetecknet för stilfull, affärsmässig e-post.
Regel 2: Överlåt smeknamn till personlig kommunikation
En del av oss har flera e-postkonton av flera skäl, och det är inget fel med det. Alla har sina egna laster och dygder, men de är till för vårt personliga och sociala liv, snarare än för affärer.
Alla smeknamn eller alterego är olämpliga för din e-postadress för företag. Michael Smith, som ibland kallas Mikey, använder hellre MSmith@email.com. Det är alltid bra att använda för- och efternamn.
Regel 3: Uteslut nummer
Medan den globala befolkningen växer långt över 7 miljarder människor är chansen att ha ett unikt namn liten i bästa fall. Tänk på alla Sven Persson i denna värld. På grund av den stackars Sven erbjuder gratis e-postverktyg automatiska alternativ som innehåller siffror som alternativ.
Detta är dock inte bra för affärer. Användare som heter ”svenpersson2004” eller ”19svenpersson77”, till exempel, anses vara opålitliga och opålitliga. De kan faktiskt utlösa skräppostfilter och få dina e-postmeddelanden att hamna direkt i skräpposten.
Samma sak gäller för interpunktion och symboler. Allt detta är svårt att komma ihåg och kan utlösa skräppostfilter, särskilt hos stora företag. Håll dig till enbart bokstäver. Om du absolut behöver interpunktion, inkludera bara högst en eller två punkter eller understrykningar:
sven.persson@foretag.se
s_persson@foretag.se
Regel 4: Undvik att använda din titel
När du anger din befattning i din e-postadress, till exempel ”svenarkitekt@foretag.se”, framträder det tydligt och visar vilka färdigheter du har. Din mottagare bryr sig dock förmodligen inte om den här informationen.
Lämna titeln till din e-postsignatur.
Regel 5: Generiska namn för vissa ändamål
Generiska e-postadresser för företag som info@foretag.se eller support@foretag.se är mycket utbredda på webben. Dessa e-postkonton representerar en viss tjänst eller avdelning på ett företag, utan någon hänvisning till en viss gruppmedlem.
Domännamnet spelar naturligtvis en avgörande roll för att en mottagare ska kunna känna igen en avsändare. Detta tillvägagångssätt är en utmärkt lösning för att ställa in e-postkonton som används för särskilda ändamål.
Regel 6: Gör det uttalbart och minnesvärt.
Eftersom så många människor gör affärer via de små skärmarna på sina mobila enheter är det vanligt att en adress stavas fel, även om det är något som i allmänhet verkar lätt att stava.
Tänk på att du ofta måste läsa upp din e-postadress högt i affärer, så se till att den är lätt att uttala och inte kräver en massa förklaringar.
Regel 7: Undvik allt som är oprofessionellt
Alla har ett privatliv. Skulle du vara villig att ta emot personlig information till din affärsbrevlåda och vice versa? Nej.
Samma sak gäller för elektronisk post. Undvik hänvisningar till ras, religion, sexuell läggning och ålder som ”svenfransexitalet”, Din yrkesidentitet kan skilja sig drastiskt från din personliga identitet. Det bör finnas en tydlig linje mellan de två.
Regel 8: Fullständigt namn är inte alltid nödvändigt.
Vissa människor har många namn, och oftast beror det på var de kommer ifrån. Du behöver inte använda ditt fullständiga namn hela tiden, utan bara det eller de två vanligaste namnen som du använder – svenne.eriksson@foretag.se.
Alla dessa regler för att skapa ett professionellt e-postkonto för företag syftar inte till att begränsa din fantasi eller kreativitet. Självklart finns det vissa fall då företag behöver uttrycka en viss grad av individualitet i alla aspekter, inklusive deras e-postadress.
I de flesta situationer innebär dock professionalism att man utesluter extrafunktioner och inkluderar strikta och korrekta uppgifter – ditt för- och efternamn.
Det gör dig inte mindre unik, bara mer professionell.